Koulutuksen suunnittelu ja toteutus

Palaa kouluttajan oppaan etusivulle

Koulutussuunnittelu perustuu MLL:n Suunta-strategiaan sekä siihen pohjautuviin vuosisuunnitelmiin ja koulutuksen kokonaissuunnitelmaan.

Varmistathan, että sinulla on riittävät tiedot tavoitteista ja muista kolme keskeistä kysymystä:

• Miksi koulutus on tarpeen? (strategia tavoitteiden taustalla)
• Mitä on tarkoitus oppia? (oppimistavoite)
• Miten huomioin kohderyhmän tarpeet ja aiemman osaamisen? (osallistujien tavoitteet)

Suunnitteluvaiheessa on tärkeää tarkentaa seuraavat asiat:

1. Koulutettavan ryhmän koko ja kokoonpano
2. Koulutuksen tavoite ja sisältö sekä ryhmälle sopivat menetelmät
3. Koulutuksen markkinointi
4. Käytännön järjestelyt: tilat, käytössä oleva tekniikka, ruokailut, esteettömyys
5. Palautteen kerääminen

Varmista että tiedät, kuka koulutuksesta vastaa ja mihin kokonaisuuteen se kytkeytyy. Keikkakouluttajana sovi piirin tai keskusjärjestön kanssa ennakkoon palkkiosta, matkakuluista, laskutuskäytännöstä, yhteystiedoista tilaajalle ym. käytännön asioista.

Tärkeimpiä tehtäviä on pohtia, kenelle koulutus on suunnattu ja millainen ryhmä koulutukseen on osallistumassa. Onko ryhmä yhtenäinen ja missä roolissa (vapaaehtoinen, ammattilainen, vanhempi) he koulutukseen osallistuvat? Onko ryhmässä erityistarpeita? Tuntevatko he toisensa? Miksi koulutus on tärkeä juuri heille? Millaista osaamista ryhmäläisillä jo on, millaisin odotuksin osallistuvat?

Jos ryhmä on aivan vieras, ennakkokysely voi olla hyvä apu suunnittelussa. Koulutuksen tilaajalta voit kysyä, onko jotakin, mitä olisi hyvä tietää esimerkiksi äskettäisistä tapahtumista paikkakunnalla tai koulutettavassa ryhmässä.

Mieti, mikä on tärkein oppimistavoite ja mitkä menetelmät juuri tässä ryhmässä tukevat tavoitetta.

Koulutuksen sisältöä suunnitellessasi maltathan rajata aihettasi riittävästi ottaen huomioon käytettävissä olevan ajan osallistujien osaamisen ja odotukset sekä MLL:n muut teemaan liittyvät koulutukset.

Tee koulutukselle aikataulu. Muista tauottaa riittävästi ja jättää aikaa keskusteluille.

Tarvittaessa järjestä koulutusmateriaalissa olevat tehtävät ja tietosisällöt itsellesi ja tilanteeseen sopivaan järjestykseen. Valitse muutama varatehtävä: voikin käydä ilmi, että ryhmä onkin pienempi, jolloin tehtävät tehdään nopeammin. Tai osallistujat eivät heti innostu keskustelemaan, jolloin tarvitaan helpompi tehtävä jne. Varaa itsellesi mieluummin liikaa materiaalia, josta voit jättää jotain pois, kuin liian vähän, ja joudut keksimään yhtäkkiä.

Ryhmä voi myös olla hyvin keskusteleva. MLL:n koulutuksissa on tärkeää kohtaaminen, osallisuus ja vertaisoppiminen, joten keskustelulle on hyvä antaa aikaa. Varaudu siis tarvittaessa myös tiivistämään.

Sovi ajoissa, kuka vastaa koulutuksen markkinoinnista ja viestinnästä. Jos et hoida sitä itse, kysy kenelle ja milloin toimitat tarvittavat tiedot (otsikko, aika ja paikka, koulutuksen sisältö, kenelle se on suunnattu ja miksi siihen kannattaisi osallistua, kouluttajan nimi ja esittely, ilmoittautumisohjeet, muistathan kerätä tiedot myös ruokarajoituksista ja erityistarpeista).

Jos hoidat markkinoinnin itse, mieti mitkä ovat tehokkaimmat kanavat tavoittaa juuri se ryhmä, jonka toivot koulutukseen osallistuvan. Yksi tapa viestiä ei yleensä riitä, joten käy läpi kaikki mahdollisuudet: some, nettisivut, uutiskirjeet, muut koulutukset ja tilaisuudet. Myös ilmoitustaulut tai tapahtumissa jaettavat flyerit voivat olla toimivia.

Hyväkin suunnittelu voi kaatua käytännön esteisiin: tila on liian ahdas, tykki puuttuu, nettiyhteys ei toimi, fläppipaperi on loppu tai tussit kuivuneita. Tarkista etukäteen, kuka vastaa käytännön järjestelyistä ja miten ne on hoidettu. Varmista myös, että paikalla on joku, joka avaa ovet ja jolta saat ongelmatilanteessa apua.

Suunnittele päivä niin, että ehdit itse ajoissa paikalle ja pystyt tarvittaessa ratkomaan mahdolliset ongelmat ennen osallistujien saapumista.

Jokaisesta koulutuksesta on hyvä kerätä palaute. Tee ennakkoon palautekysely ja jätä aikaa sen täyttämiseen. Sovi kenelle palautteet toimitetaan.

• Ole ajoissa paikalla. Järjestä tila suunnitelmasi mukaisesti. Ota hetki itsellesi, hengitä syvään, kertaa päivän tavoite. Tästä tulee hyvä hetki!
• Ota jokainen vastaan. Jokaisen henkilökohtainen huomioiminen on tärkeää. Muista tervehtiminen, esittäytyminen, katsekontakti, hymy.
• Kysy odotuksia. Kysy koulutuksen alussa, millaisia odotuksia kenelläkin on. Kirjaa ne muistiin. Jos olet kysynyt ne ennakkoon, jaa ajatuksia osallistujille.
• Kertaa päivän kulku. Käy läpi päivän sisältö ja aikataulu ja sovi yhdessä osallistujien kanssa pelisäännöistä, esim. saako puhujan keskeyttää kysymyksellä, pidetäänkö puhelutaukoja, saako somettaa ja jos se on toivottavaa, millä #:lla, mistä koulutuksen materiaalit löytyvät, onko jollakin tarve esim. kulkuyhteyksien vuoksi lähteä aikaisemmin jne.
• Auta osallistujia ryhmäytymään. Ryhmä tukee oppimista, ja muiden kanssa keskusteleminen on mukavaa. Tutustuta osallistujat toisiinsa keskustelutehtävien ja toiminnallisten tehtävien avulla. Usein on turvallisinta edetä pienestä ryhmästä/parityöstä kohti suurempaa ryhmää. Voit käyttää esimerkiksi kotiryhmiä, joissa kaikki koulutuksen ryhmätyöt tehdään.
• Etene suunnitelman mukaan. Kun koulutus on hyvin suunniteltu, aikataulutus yleensä toimii ja osallistujat pääsevät mukaan tehtäviin. Seuraa ryhmää ja ole joustava: tarvittaessa tiivistä ohjelmaa, tai korvaa suunniteltuja tehtäviä varatehtävillä, jos osoittautuu, etteivät suunnittelemasi tehtävät toimi tässä tilanteessa tai ryhmässä.
• Muista toiveet. Palaa alussa läpikäytyihin toiveisiin ja odotuksiin koulutuksen lopussa. Voitte yhdessä katsoa, mitä toiveista pystyitte ottamaan huomioon, ja mitkä ehkä jäivät käsittelemättä ajan puutteen vuoksi, tai koska toive ei sopinut tämän koulutuksen sisältöön ja toteutustapaan.
• Yhteenveto. Vedä yhteen tärkeimmät asiat, jotka toivot osallistujien muistavan koulutuksesta. Pohdi millaisen yhteenvedon koulutuksesta teet, jos aikaa jää 3 minuuttia / 15 minuuttia / 30 minuuttia? Osallistatko osallistujat jollain tavalla yhteenvetoon?
• Huomioi osallistujat. Kiitä osallistujia aktiivisesta keskustelusta ja mukana olosta. Kerro, mitkä ovat seuraavat askeleet: esimerkiksi missä aiheesta voi kuulla lisää? Jos koulutat vapaaehtoisia, kerro, missä tapaatte seuraavan kerran, tai miten he pääsevät aloittamaan vapaaehtoistehtävässään.
• Selkeä lopetus. Suunnittele etukäteen, miten päätät koulutuksen niin, että osallistujille jää siitä hyvä mieli. Mitä haluat sanoa lopuksi?
• Muista palaute. Kokoa osallistujapalaute siten kuin olette koulutuksen tilaajan kanssa sopineet.

• Raportointi. MLL:ssa kootaan tilastotietoa toteutuneista koulutuksista ja niiden osallistujamääristä. Raportoi toteuttamasi koulutus MLL:n ohjeiden mukaisesti. Jos olette sopineet kouluttajapalkkiosta, toimi laskutusohjeiden mukaisesti.
• Materiaalien lähettäminen osallistujille. Jos olet luvannut lähettää diasarjasi tai muuta materiaalia osallistujille, tee se mahdollisimman pian. Kun aikaa kuluu, asia unohtuu helposti.
• Reflektointi. Käy läpi palaute ja huomioi asiat, jotka onnistuivat hyvin ja joissa haluat kehittyä.
• Kouluttajana kehittyminen. Kouluttajien välinen vertaistuki, piirin tuki ja keskusjärjestön tuki on tarkoitettu sinulle. Olet osa MLL:n yhteisöä, jossa kouluttajat tsemppaavat toisiaan ja jakavat ideoita.

Mitä erityistä sinun pitää huomioida, jos koulutat:

• vapaaehtoisia
• ammattilaisia
• nuoria
• vanhempia tai huoltajia?

Palaa kouluttajan oppaan etusivulle